Comment fonctionne votre copropriété ?

Un point de repère d’abord, pour servir de référence en cas de besoin. La copropriété est réglementée par la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 31 décembre 1985 et par le décret du 17 mars 1967, lui-même modifié par le décret du 9 juin 1986.
Certaines parties de l’immeuble destinées à l’usage de tous sont la propriété de l’ensemble des copropriétaires. Ce sont celles qu’entretient le syndic et à propos desquelles, les copropriétaires réunis en assemblée prennent les décisions qui s’imposent quand il y a lieu : travaux urgents liés à un dysfonctionnement ponctuel, décisions propres à optimiser le confort de tous les résidents ou encore chasse au gaspi ou corrections d’éventuelles malfaçons quand l’immeuble est encore protégé par la garantie décennale. Dans la liste des parties communes citons par exemple les éléments du bâti : murs, toiture, escaliers, couloirs, planchers. Les balcons et terrasses peuvent être soit privatifs, soit communs ou les deux à la fois. (Cette précision est mentionnée dans le règlement de copropriété).

Les copropriétés sont gérées par les copropriétaires qui prennent les décisions nécessaires lors des assemblées générales. C’est le syndic qui convoque les assemblées générales. L’avis de tenue de l’assemblée est adressé par voie de lettre recommandée à tous les copropriétaires.

Qu’est-ce que le règlement de copropriété ?

Il précise vos droits, vos obligations et l’organisation générale de la copropriété. Il est bon d’en connaître le contenu. A ce document est joint un état descriptif de division qui partage l’immeuble en plusieurs lots numérotés. Vous êtes propriétaire d’un de ces lots qui comprend des parties privatives et des parties communes. Les parties communes sont indivises et aucun copropriétaire n’a de droit exclusif sur elles.

1 - Qui fait quoi ?
2 - Provisions pour travaux.
3 - Fin du mandat du syndic.
4 - Les assemblées générales de copropriétaires.
5 - Le paiement des charges.
6 - Propriétaires bailleurs, quelles charges sont récupérables sur le locataire ?
7 - En cas de non paiement des charges.
8 - Mini-glossaire : les millièmes.

Qui fait quoi ?


Le syndicat de copropriété

Il est constitué par l’ensemble des copropriétaires. Personne morale, il est doté d’une capacité juridique. Il se réunit au moins une fois par an en assemblée générale. Il prend toutes les décisions utiles par vote. Son pouvoir est souverain mais chaque type de décision pour être appliqué requiert une majorité de voix variables selon sa nature et son importance.


Le syndic

C’est le représentant et le mandataire du syndicat des copropriétaires. Il gère l’immeuble en leur nom. Il est responsable devant eux de la bonne exécution de la mission qui lui est confiée. Le syndic est élu pour une durée maximale de trois ans. Il administre l’immeuble, au nom des copropriétaires, sous le contrôle du conseil syndical. Il doit :

• exécuter les décisions prises par l’assemblée générale qui s’imposent à tous les copropriétaires,

• assurer l’immeuble et la responsabilité civile du syndicat de copropriétaires. Ce syndicat, cela parait évident ici, a donc une personnalité juridique propre,

• recruter le personnel nécessaire au bon fonctionnement de l’immeuble (femmes de ménage, contrats avec des sociétés chargées de l’entretien de l’ascenseur ou du chauffage etc...),

• entretenir les parties communes (nettoyages, réparations, remplacement d’une vitre, d’une serrure de porte d’entrée, d’un robinet, remplacement des boites aux lettres etc...).

Il a la charge de passer les contrats avec les fournisseurs pour faire exécuter des travaux par exemple :
• faire effectuer les travaux courants (les gros travaux doivent au préalable être approuvés par l’assemblée générale),

• exercer les actions en justice contre les copropriétaires fauteurs de troubles, irrespectueux des règlements de copropriété (dont certaines sont aussi des règles de vie en commun). Il doit, au besoin, exercer les actions en justice contre les tiers, après avoir été mandaté par une décision d’assemblée générale spécifique.

• conserver et mettre à jour les documents de copropriété. C’est un peu l’archiviste de l’immeuble,

• procéder au recouvrement des charges dues par les copropriétaires. Pour toutes ces dépenses, le syndic ne fait, bien sûr, pas l’avance des fonds. Il sollicite des provisions de charges prévues par le règlement de copropriété ou par une décision de l’assemblée générale.

Provisions pour travaux


C’est assez nouveau, le syndic doit, tous les trois ans, proposer à l’assemblée de constituer des provisions pour les travaux susceptibles d’être nécessaires dans les années à venir, même s’ils n’ont pas encore été votés.

Objectif : faire face à la dépense, plus facilement, le moment venu. Il peut alors être judicieux de décider, avant de voter les provisions, que celles-ci seront placées en produits financiers au profit de la copropriété et non à celui du syndic, jusqu’à la réalisation des travaux.

Fin du mandat du syndic


Elle intervient dans plusieurs cas :

• expiration normale du mandat au bout de trois ans,
• pour faute, le syndic est révoqué à la majorité des voix de tous les copropriétaires,
• par dissolution du syndicat des copropriétaires.

Les assemblées générales de copropriétaires


Le syndic prépare les décisions de l’assemblée : il prépare le budget prévisionnel, les devis de travaux à effectuer dans la copropriété qui ont été préalablement joints à la convocation. Il fait le point sur les procédures éventuelles pour en faire part à l’assemblée.


La convocation

Elle est notifiée aux copropriétaires par envoi de lettre recommandée 15 jours au moins avant la réunion.


Son contenu

Elle mentionne le lieu, la date, l’heure de la réunion et l’ordre du jour précis. Si celui-ci mentionne l’adoption de nouveaux contrats ou de travaux à effectuer dans la copropriété, les contrats ou les devis doivent être joints à la convocation.


Peut-on faire rajouter une question à l’ordre du jour ?

Pour que l’assemblée puisse valablement voter une décision, il faut que la question ait été mise à l’ordre du jour et figure dans la convocation adressée aux copropriétaires. C’est le syndic qui fixe cet ordre du jour, sauf si le règlement de copropriété prévoit d’autres dispositions. Si un des copropriétaires souhaite y ajouter certains sujets, il le suggère au syndic avant l’envoi de la convocation. Mais celui-ci n’est pas obligé de s’exécuter. Après l’envoi de la convocation, le copropriétaire dispose de six jours pour demander au syndic, un ordre du jour complémentaire.


Le déroulement de l’assemblée générale

Elle commence par la signature de la feuille de présence par les copropriétaires ou leurs mandataires (ceux auxquels ils ont remis leur pouvoir). Vient ensuite, l’élection d’un président de séance qui dirige les débats, le syndic jouant le rôle de secrétaire. Toutes les décisions sont prises en assemblée, selon les différentes règles de majorité prévues par les textes :

• Majorité simple (voix des copropriétaires présents ou représentés) pour les questions de budget, d’approbation des comptes, de quitus, d’honoraires du syndic, de travaux d’entretien.
• Majorité absolue (tous les copropriétaires) pour la désignation du conseil syndical.
• Double majorité : c’est la majorité de tous les copropriétaires représentant au moins deux tiers des voix : elle est requise pour l’installation d’un ascenseur, les travaux d’amélioration, les dispositifs d’accès à l’immeuble en vue de la sécurité.
• L’unanimité est nécessaire pour la modification de la répartition des charges, la suppression d’un équipement collectif.

Le paiement des charges


Une avance de trésorerie et des provisions sont généralement demandées soit trimestriellement, soit annuellement. Pour que les choses soient claires, le syndic doit tenir une comptabilité pour chaque syndicat. Elle doit faire apparaître la situation de chaque copropriétaire.


La répartition des charges

Les charges générales relatives à la conservation, l’entretien, l’administration des parties communes (ravalement, éclairage, nettoyage), sont réparties entre les propriétaires en fonction des quotes-parts de chacun. Millièmes ou autres critères. Les charges spéciales relatives aux services collectifs et aux éléments d’équipement, (ascenseur, chauffage, vide ordures), sont réparties en fonction de l’utilité de ces services par rapport à chaque lot. Un copropriétaire résidant en rez-de-chaussée n’a pas de frais d’ascenseur.

Propriétaires bailleurs, quelles charges sont récupérables sur le locataire ?


Le locataire doit tout ce qui concerne le nettoyage des parties communes, le petit entretien de celles-ci ou les équipements communs. A lui aussi de régler les consommables : électricité, eau, ampoules. Le propriétaire conserve la charge du gros entretien, des grosses réparations, des frais de gestion, de gardiennage, des améliorations et de l’assurance de la copropriété. La nuance est parfois subtile. Un professionnel de l’immobilier (notaire ou gestionnaire de biens) vous aidera à y voir plus clair en temps voulu.

En cas de non paiement des charges


Le syndic peut agir directement et de sa propre initiative contre le défaillant : injonction de payer devant le tribunal, saisie-arrêt des meubles ou sur les loyers du locataire, inscription hypothécaire sur les locaux du défaillant et éventuellement dommages et intérêts. Si le lot est mis en vente, la copropriété peut se rembourser au moins en partie, sur le produit de la vente, avant même le banquier. Ce "super privilège" de la copropriété est récent et profitable aux copropriétaires qui ne sont plus ainsi obligés de payer à la place des mauvais payeurs.

Mini-glossaire : les millièmes


Appelés aussi tantièmes, les millièmes servent à définir la quote-part des parties communes attachées à un lot, (c’est-à-dire à une partie privative). Ex : si un propriétaire a 100 millièmes, cela signifie que 10 % des parties communes sont attachées à son lot. Ces millièmes, fixés dans les règlements de copropriété, servent notamment pour calculer les votes en assemblée générale. Ex : si une résolution requiert la majorité absolue des copropriétaires, il faudra qu’elle rassemble 501 millièmes (+ de 50 %) sur les 1 000 que compte la copropriété. La loi prévoit toutefois que, si un copropriétaire est à lui seul majoritaire, le nombre de ses millièmes est ramené au total des voix des autres. Par exemple, s’il détient 600 millièmes, ceux-ci seront ramenés à 400 (ce qui restait aux autres) et toutes les majorités seront calculées sur 800 (pour l’équité). Les millièmes de propriétés servent aussi à répartir les charges générales entre les copropriétaires : ce sont alors des millièmes de charges. Certains règlements de copropriété fixent des millièmes différents pour les votes et pour les charges. Ces millièmes de charges peuvent être modifiés si des modifications sur les parties privatives le justifient (ex : transformation d’une dépendance en pièce habitable). Ceci est un peu compliqué mais vous aurez le temps d’approfondir en cas de besoin.