Logiciel de devis et facture dans le bâtiment, ce qui change en 2026

Qui doit être prêt au 1er septembre 2026

La réforme de la facturation électronique s’applique à toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, sans seuil d’effectif ni de chiffre d’affaires. Elle se déploie en deux temps : la capacité à recevoir des factures électroniques d’abord, l’obligation d’en émettre ensuite, selon la taille de l’entreprise. Les PME, les très petites entreprises et les microentreprises, soit l’essentiel du tissu artisanal du bâtiment, relèvent de la seconde échéance.

Le passage se fait obligatoirement par une plateforme agréée, immatriculée par l’administration pour trois ans renouvelables. Un outil interne peut continuer à produire les documents, mais il ne peut ni les transmettre à la plateforme du client, ni adresser les données à l’administration fiscale. Un logiciel devis facture bâtiment doit donc, à cette date, être raccordé à une plateforme agréée ou en intégrer une.

Deuxième point souvent mal compris : la facture au format PDF envoyée par courriel, comme le scan d’une facture papier, ne sera plus conforme. Le fichier doit respecter un format structuré, UBL ou CII, ou un format mixte associant un fichier de données structurées et un fichier image.

Les mentions que la réforme ajoute sur chaque facture

Au-delà du support, la réforme enrichit le contenu obligatoire de la facture. Quatre mentions s’ajoutent à celles déjà exigées : le numéro Siren du client, la catégorie de l’opération — livraison de biens, prestation de services ou opération mixte —, l’option pour le paiement de la TVA sur les débits lorsqu’elle a été retenue, et l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation.

Les deux dernières ne sont pas anodines pour une entreprise de travaux. L’adresse de livraison, c’est celle du chantier : elle devient une donnée de facturation à part entière. Quant à la catégorie de l’opération, elle impose de distinguer la fourniture de matériaux de la pose, distinction que beaucoup de devis traitent aujourd’hui sur une seule ligne.

S’y ajoute l’e-reporting, c’est-à-dire la transmission à l’administration des données de transaction et de paiement pour les opérations qui échappent à la facturation électronique, au premier rang desquelles les travaux facturés à des particuliers. Une entreprise dont la clientèle est composée de propriétaires occupants est donc concernée par la réforme, même si elle n’échange presque aucune facture entre professionnels.

Pourquoi la TVA rend la facture du bâtiment particulière

Trois taux coexistent parfois sur un même chantier. Le taux normal de 20 % s’applique par défaut. Le taux intermédiaire de 10 % couvre les travaux d’amélioration, de transformation, d’aménagement et d’entretien, et le taux réduit de 5,5 % les travaux de rénovation énergétique. Les deux taux réduits supposent un local à usage d’habitation achevé depuis plus de deux ans.

La formalité, elle, a changé. Depuis le 1^er mars 2025, l’attestation client — le formulaire 1301-SD — n’est plus exigée : le client certifie par une mention portée sur le devis ou sur la facture que les conditions du taux réduit sont réunies. La mesure est issue de l’article 41 de la loi de finances pour 2025. Le document doit être conservé jusqu’au 31 décembre de la cinquième année qui suit les travaux.

Reste l’autoliquidation. Les travaux de construction réalisés en sous-traitance pour un donneur d’ordre assujetti relèvent de l’article 283, 2 nonies du code général des impôts : le sous-traitant facture sans TVA et porte la mention « Autoliquidation », imposée par l’article 242 nonies A de l’annexe II au même code. Une entreprise qui travaille à la fois en direct et en sous-traitance émet donc, la même semaine, des factures relevant de trois régimes distincts. Ces obligations s’ajoutent aux normes et réglementations du bâtiment qui encadrent déjà l’exécution des ouvrages.

Situations de travaux, retenue de garantie et délais de paiement

La situation de travaux est la facturation à l’avancement propre aux marchés de bâtiment : chaque échéance constate l’avancement réel des ouvrages et déclenche un paiement partiel. Elle suppose de rattacher chaque ligne au poste du devis d’origine, de cumuler les montants déjà facturés et de faire apparaître le solde restant dû. Le traitement manuel expose ici à deux erreurs classiques, le double comptage d’un poste et l’oubli d’une révision de prix.

S’y ajoute la retenue de garantie. La loi n° 71-584 du 16 juillet 1971 autorise le maître d’ouvrage à retenir jusqu’à 5 % des acomptes pour garantir l’exécution des travaux et la reprise des réserves, à charge pour lui de consigner les sommes retenues entre les mains d’un consignataire. L’entrepreneur peut y échapper en fournissant une caution personnelle et solidaire délivrée par un établissement financier figurant sur une liste fixée par décret.

Le suivi des encaissements obéit enfin au code de commerce. Le délai de paiement par défaut est de 30 jours à compter de l’exécution de la prestation ; les parties peuvent convenir de 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois, sans aller au-delà (article L. 441-10). Toute facture réglée en retard ouvre droit à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, dont la mention est obligatoire sur la facture.

Quels critères examiner avant de changer d’outil

Le premier critère est devenu réglementaire : l’éditeur est-il lui-même plateforme agréée, ou raccordé à une plateforme immatriculée, et à partir de quelle date ? Une réponse évasive sur ce point vaut réponse négative. Le deuxième porte sur les régimes fiscaux : l’outil sait-il produire, sans intervention manuelle, une facture au taux de 5,5 %, une facture en autoliquidation et une situation de travaux avec retenue de garantie ?

Viennent ensuite les critères d’exploitation : reprise de la bibliothèque de prix existante, transformation d’un devis accepté en facture sans ressaisie, conservation du lien entre les lignes du devis et celles des situations successives, archivage à valeur probante. Sur ce dernier point, la certification des logiciels de facturation constitue un repère utile.

Le marché se partage entre éditeurs généralistes et éditeurs spécialisés du bâtiment. Vertuoza relève de la seconde catégorie : sa solution couvre le devis, la facturation, les situations de travaux et le suivi des paiements. Vertuoza annonce par ailleurs la compatibilité de son outil avec l’échéance de septembre 2026, information qu’il revient à l’entreprise de faire confirmer par écrit avant de s’engager, quel que soit l’éditeur retenu.

L’échéance de septembre agit comme un révélateur. Elle oblige des entreprises qui tiennent encore leurs devis sur tableur à examiner leur chaîne administrative dans son ensemble, alors que le retard numérique du secteur est documenté depuis plusieurs années et que l’intelligence artificielle dans le BTP en reste au stade de l’expérimentation. Le calendrier ne laisse pas le choix du rythme.